1. A quién se dirige este aviso

Aludoc guarda datos personales de dos grupos de personas distintos, y lo que puedes hacer con los tuyos depende de a cuál perteneces.

• Usuarios. Tienes una cuenta e inicias sesión en Aludoc. Nos diste tus datos tú, o la empresa para la que trabajas creó tu cuenta.
• Personas documentadas. Apareces en Aludoc porque una empresa para la que trabajas, o una empresa que la contrató, registra los documentos que necesitas para trabajar. Puede que no tengas cuenta y que nunca hayas usado Aludoc. Tus datos los introdujo esa empresa, no tú.

La mayor parte de los datos personales que hay en Aludoc pertenece al segundo grupo. Si ese es tu caso, la empresa que introdujo tus datos decide qué se guarda sobre ti y durante cuánto tiempo; Aludoc opera el servicio por cuenta de ella. La sección 9 explica qué puedes pedir y cómo.

2. De dónde vienen los datos

La mayoría de los datos personales de Aludoc no los aporta la persona a la que describen. Los introduce en el producto la empresa que la emplea, o la empresa que contrató a ese empleador, con sus propias cuentas — porque poder demostrar que un trabajador tiene los documentos que su trabajo exige es la finalidad del servicio.

A Aludoc no llegan datos personales de ninguna fuente que no sean las empresas que lo usan. No compramos datos personales ni los recogemos de fuentes públicas.

3. Qué guardamos

Sobre una persona documentada:

• Identidad. Nombre y segundo nombre, primer y segundo apellido, número de documento de identidad o de seguridad social, fecha de nacimiento, género, dirección postal, correo electrónico y teléfono.
• Documentos. El nombre, la fecha de emisión y la fecha de caducidad de cada documento registrado a tu nombre, y el archivo del documento en sí — en la práctica, documentos de identidad, certificados médicos y registros de formación.
• Relaciones laborales. Qué empresa te emplea, a qué contratos estás asignado, qué actividades realizas en ellos y con qué vehículos estás asociado.
• Estado de cumplimiento. Para cada documento que tu trabajo exige, si está cubierto, por vencer, vencido, sin documento o registrado sin fecha de caducidad — calculado y guardado para cada día.
• Excepciones. Cuando una empresa te ha exceptuado de un requisito: quién la concedió, cuándo, hasta cuándo y el motivo que dio con sus propias palabras. Si después se revocó, quién la revocó y por qué.

Sobre un usuario con cuenta: tu nombre de usuario, tu correo electrónico, los roles que tienes, el cliente al que perteneces y tu actividad de inicio de sesión.

El número de documento es el campo más sensible de este producto y es obligatorio para toda persona documentada. Lo nombramos de forma explícita en vez de describirlo como "datos identificativos", porque debes saber que está aquí.

4. Por qué los guardamos

Para que una empresa que contrata trabajo pueda verificar que las personas y los vehículos que trabajan bajo sus contratos tienen los documentos que ese trabajo exige, y para que se recuerde a la parte responsable de un documento antes de que caduque.

No usamos tus datos personales para publicidad, ni los usamos para crear un perfil tuyo con ningún fin distinto del cumplimiento de los contratos en los que apareces.

5. Quién puede verlos

• Cada cliente está separado. Un cliente de Aludoc no puede ver en absoluto los datos de otro cliente.
• Dentro de un cliente, los datos se acotan por empresa. Una empresa ve sus propias personas, vehículos y documentos.
• Las dos partes de un contrato ven el cumplimiento de ese contrato — incluidas las personas de la otra parte — porque verificarlo es para lo que existe el contrato. Una empresa que no es parte de un contrato no ve nada de él.
• Las excepciones son visibles para las partes del contrato al que se aplican, incluido el motivo dado para concederlas o revocarlas.

El personal de Aludoc con acceso a producción puede técnicamente llegar a los datos de los clientes para operar el servicio y darle soporte. Lo decimos en vez de callarlo, porque es cierto en cualquier producto alojado y un aviso que lo omite induce a error.

6. Los correos que enviamos

Aludoc envía un recordatorio diario a la parte responsable de un documento que está por vencer, ya venció o se registró sin fecha de caducidad. El recordatorio nombra el documento, su tipo y el contrato para el que se exige.

Guardamos un registro de cada recordatorio: la dirección a la que se envió, cuándo se envió, si se entregó, cuántos intentos se hicieron y cualquier error de entrega.

7. El registro de cambios

Cuando alguien crea, modifica o elimina un registro a través del producto, eso queda anotado junto con el usuario que lo hizo y la hora en que ocurrió. Se aplica a los datos personales descritos arriba y existe para que se pueda demostrar que un registro de cumplimiento es lo que dice ser.

El procesamiento automático nocturno no se atribuye a ningún usuario, porque no interviene ningún usuario. Cada noche Aludoc marca los documentos cuya fecha de caducidad ya pasó, calcula las cifras de cumplimiento de ese día y elimina el detalle de cumplimiento por persona que ha superado el plazo de conservación descrito en la sección 8. Esos cambios — incluida esa eliminación — los hace el propio sistema y no se anotan a nombre de nadie en el registro de cambios.

8. Cuánto tiempo los guardamos, y dónde

Aludoc funciona sobre Microsoft Azure. Los datos personales, incluidos los archivos de los documentos, se guardan en la base de datos del servicio y no en un almacén de archivos aparte.

Estos son los plazos de conservación que el producto aplica hoy:

• Tu ficha y tus documentos — se conservan hasta que la empresa que los introdujo los elimina.
• Las cifras diarias de cumplimiento de un contrato — se conservan indefinidamente, porque son la evidencia de que el contrato estaba cubierto un día concreto.
• El detalle de cumplimiento por persona que hay detrás de esas cifras — se conserva durante un plazo que depende del plan del cliente, y después se elimina.
• El registro de los recordatorios enviados — se conserva indefinidamente.
• El registro de cambios descrito en la sección 7 — se conserva indefinidamente.

Preferimos decirlo con claridad antes que publicar un plazo de conservación que no aplicamos. Donde la respuesta es "hasta que el cliente lo elimine", eso es lo que dice.

9. Tus derechos y cómo ejercerlos

Según dónde estés, puedes tener derecho a preguntar qué datos personales se guardan sobre ti, a obtener una copia, a que se corrijan si son erróneos y a pedir que se eliminen.

Si tienes una cuenta de Aludoc, puedes ver y corregir buena parte de tus datos en el producto. Para cualquier otra cosa, escribe a support@alutelmobility.com.

Si eres una persona documentada sin cuenta, la empresa que introdujo tus datos decide qué pasa con ellos, así que lo más rápido suele ser dirigir la solicitud a tu empleador o a la empresa que lo contrató. También puedes escribir a support@alutelmobility.com y nosotros le trasladaremos la solicitud y le ayudaremos a responderla.

Preferimos ser claros sobre una limitación antes que dejar que la descubras. Hoy no hay ninguna página de autoservicio para que alguien sin cuenta vea o elimine sus propios datos; estas solicitudes se atienden a mano. Y como tus datos los introdujo una empresa y no tú, por lo general no podemos confirmar quién eres sin la ayuda de esa empresa.

Una consecuencia que conviene decir: un registro de cumplimiento existe para que una empresa pueda demostrar, después, que un trabajador estaba cubierto un día concreto. Por eso eliminar datos personales puede entrar en conflicto con una obligación que la propia empresa tiene que cumplir, y una solicitud de eliminación se resuelve junto con la empresa que tiene esa obligación.

10. Contacto

Para cualquier duda sobre este aviso, o para hacer cualquiera de las solicitudes descritas en la sección 9, escribe a support@alutelmobility.com.